Una de las metodologías ágiles más aplicada en el mundo, es el Scrum. Está enfocada en lograr objetivos por etapas. Es posible que en cada etapa partícipe el cliente para verificar la calidad del producto que se está creando.
No es una técnica, es un marco de trabajo para desarrollo y/o mantenimiento de productos complejos donde se desarrollan actividades grupales que garantizan el cumplimiento del objetivo final. Por lo que esta metodología está apoyada en el trabajo en equipo. Es su principal fortaleza. Un Scrum donde el equipo no esté bien consolidado, está destinado al fracaso, pues debe ser un entorno de cooperación que permita avanzar en el tiempo mientras se cumplen los objetivos.
El término proviene del Rugby. Es una formación donde los equipos participantes se unen para luchar por el balón, que será introducido en el centro de la formación. Lo mismo ocurre en la metodología Scrum, donde el equipo no puede avanzar hacia el objetivo común, si sus integrantes no se mantienen unidos.
¿Qué es la metodología Scrum?
La metodología Scrum se basa en una colaboración constante y cercana con el cliente. Crea un enlace entre el cliente y lo proveedores, para mantener la calidad del producto final en las diferentes etapas de desarrollo. Es por esto por lo que se desenvuelve con cierto ritmo, donde se observa un crecimiento en el desarrollo del producto con cierta frecuencia.
Es decir, cada etapa o Sprint, debe cumplir objetivos específicos que ayuden a crear el producto final, pero en cada uno de los Sprint, el cliente es capaz de dar sus observaciones, que luego serán consideradas como prioritarias, o se integrarán más adelante durante en otro Sprint o etapa del proyecto.
Tomando en cuenta que siempre debe existir una comunicación directa y clara con el cliente, Scrum es una metodología que está dispuesta al cambio inmediato. Debe existir una capacidad de respuesta ante los cambios que se presenten, en función de los objetivos planteados.
Para lograr este nivel de dinamismo, es necesario mantener una motivación constante en el equipo de trabajo, que genere el compromiso por parte de cada uno de los integrantes. No solo eso, sino que además se busca que cada integrante logre la autogestión de sus actividades, sin separarse del equipo.
Además, Scrum busca la simplicidad en la gestión de proyectos. Se deshace de tareas innecesarias, pues al plantear objetivos concretos, se busca cumplirlos de forma eficaz en el menor tiempo posible y con el menor gasto de recursos.
Scrum en pocas palabras
- Se compone de cuatro elementos principales: 3 roles de equipo, 5 eventos, 3 artefactos y reglas.
- Los roles Scrum definen al equipo Scrum, que debe permanecer estructurado, auto eficiente y multidisciplinario. Los equipos deben ser capaces de cumplir con los objetivos de un Sprint.
- El product Owner es el responsable de definir “qué” se hace en el producto. Puede participar en el cumplimento de las tareas, que hacen posible alcanzar los requerimientos planteados para un proyecto.
- Los eventos están predefinidos, con el fin de promover la colaboración y mejorar los conocimientos. Se persigue una reducción del tiempo en reuniones.
- Los Sprint son periodos de tiempo de menos de 4 semanas donde todo el equipo debe realizar las tareas programadas. Es necesario realizar reuniones para planificar los Sprint.
- Los artefactos de Scrum (backlog de producto, sprint backlog e incremento) son los que proporcionan la información clave mientras el producto se desarrolla. Básicamente velan por la transparencia en la gestión de las actividades.
- Las reglas enmarcan a los demás elementos. Tienen como finalidad mantener la eficiencia del proceso, así como del trabajo en equipo.
- Es una metodología ágil que permite rapidez, evita la burocracia, la documentación innecesaria y garantiza la calidad del producto.
¿Dónde aplicar Scrum?
La metodología Scrum, aunque pueda parecer destinada exclusivamente al desarrollo de software, realmente puede aplicarse en cualquier campo que se desee realizar un proyecto, desde el marketing de productos hasta la fabricación de hardware.
Específicamente, en el desarrollo de software, se implementa la creación de programas web o aplicaciones móviles que permitan mantener un flujo de información real entre los miembros del equipo, el cliente y los proveedores. Esto genera la necesidad de mantener ideas frescas e innovadoras en el equipo de trabajo.
Puede haber metodología Scrum en la fabricación de un hardware, en la creación del software necesario para manejarlo, incluso en un equipo de marketing o ventas para su comercialización. Muchas empresas alrededor del mundo adoptan esta forma de trabajo, para optimizar todos sus recursos y generar bajos costes de producción.
Ventajas del desarrollo de productos con Scrum
- Garantiza una comunicación constante con el cliente, lo que permite innovar en cuanto a la ideas que se van desarrollando en cada etapa o Sprint del proyecto.
- El producto puede usarse mucho más rápido que usando otra metodología. Ya que la entrega se hace por etapas y el cliente participa en todas ellas, es posible que los beneficios del producto se vayan comprobando en la medida que se desarrollan.
- Tiene reglas fáciles de aplicar. Todos los elementos necesarios para una metodología Scrum son fáciles de aprender y de perfeccionar con el tiempo. Aunque pueden ser reglas en ciertos puntos rígidas, los participantes no tienen porque serlo. Scrum siempre busca la flexibilidad, para permitir una mejor adaptación a los cambios.
- Los errores, imprevistos o sorpresas pueden ser más controlables, pues existe una verificación constante de cada etapa de desarrollo. Esto garantiza calidad en el producto, pero además reduce costes.
- Crea equipos de trabajos multidisciplinares. Es una condición para lograr aplicar esta metodología, que todo el equipo de trabajo sea capaz de desarrollarse en diferentes tareas. Puede ser difícil crear los equipos, pero en la búsqueda de cumplir con diferentes funciones, se consigue capacitar y mejorar las habilidades individuales que potencien el esfuerzo grupal.
- Promueve una cultura de trabajo. Independientemente del área donde se aplique la metodología Scrum, se promueve una cultura empresarial que esté dirigida hacia el funcionamiento de esta metodología. Se debe crear un ambiente donde Scrum puede desenvolverse, y para esto es necesario que existe la cultura de trabajo adecuada.
Cómo aplicar Scrum a tu equipo de ventas
Cuando hablamos de aplicar el marco Scrum a una actividad comercial, tenemos que mantener el empirismo para aprender rápidamente y adatarnos en función de esas “prueba y error”.
Para ello, tenemos que dejar al equipo de una manera autónoma. El equipo comercial se puede llegar a autoregular con alguna variable objetivo, como puede ser la facturación. La base no ha de ser un proyecto con inicio y fin, ha de ser algo continuo e incremental, donde los aprendizajes y errores nutran el know-how de la actividad comercial. Por supuesto, muchas reuniones para discutir las acciones que se llevarán a cabo y cómo han ido.
Esta gestión comercial, mediante esta metodología Scrum, debe de incorporar en el equipo Scrum, a personal de Marketing. Como hemos visto en otros artículos, una de las bases del enfoque ABM para tener éxito es hacer convivir fuertemente a los departamentos comerciales con los de marketing, intercambiar ideas y sobre todo conocimiento de los leads, de las acciones y de los resultados.
Hemos visto que los sprints tienen un timebox de menos de 4 semanas, y el siguiente sprint empieza justo al acabar el anterior, por lo que el trabajo del equipo comercial lo debemos de organizar de 4 en 4 semanas, fijando muy bien los objetivos y la definición de objetivo alcanzado (el llamado definition-of-done). La daily scrum es muy importante, generalmente será más fácil hacerlo vía telefónica o videoconferencia ya que no es fácil que los integrantes de los equipos comerciales estén físicamente cerca, eso sí, la hora hay que respetarla e intentar que sea siempre la misma. Los objetivos han de ser alcanzables dentro del periodo del sprint, así que es importante no definir objetivos imposibles de alcanzar. Hay diversas maneras de enfocar la actividad comercial, por ejemplo, mediante un tablero en los que todos los leads/oportunidades los situemos en los estados de “Primer impacto”, “Consentimiento RGPD”, “Envío de oferta comercial”, “Primera reunión”, “Negociación”, etc.
Compartir toda esta información con todos los departamentos involucrados es crucial, además de ser uno de los principios básicos del Scrum, la transparencia, y seguro que con una buena metodología, una buena estrategia comercial y un buen equipo Scrum, tu equipo comercial acelerará todas esas oportunidades atascadas en el funnel.
